כולכם בוודאי שמעתם על הספר "כל בית צריך מרפסת". אין ספק שהשם המיוחד הזה הוא פשוט גאוני, בגלל העובדה שהוא אומר בפשטות משהו כל כך נכון: כל בית צריך שתהיה בו מרפסת, כי בלי מפתח אל החוץ דייריו יכולים להשתגע. על אותו משקל אפשר היום להגיד בפה מלא את המשפט שהוא גם הכותרת של המאמר הזה – כל משרד תיווך צריך תוכנת תיווך, כי בלעדיה כל המתווכים העובדים במשרד יאבדו את זמנם על עשיית דברים שהם יכולים היו לעשות בלחיצת כפתור וברבע מהזמן באמצעות התוכנה.
יותר לקוחות
תוכנת תיווך היא תוכנת מחשב ידידותית מאוד למשתמש, המאפשרת לכל מתווך, בין אם יש לו רקע במחשבים ובין אם לא הפעיל מחשב מעודו, לנהל בצורה קלה ויעילה הן את הנכסים שעליהם הוא אחראי והן את לקוחותיו הקיימים והפוטנציאליים. באמצעות התוכנה ניתן, קודם כל, להתאים בין נכסים ללקוחות פוטנציאליים. המערכת מאפשרת למתווך להכניס נתונים מדויקים של הפרמטרים המבוקשים על ידי הלקוח (סוג הנכס, מספר חדרים, מיקום וכד') ולבצע התאמה ביניהם לבין נכסים שעונים עליהם. בדרך זו המתווך מציע לכל לקוח רק נכסים שכדאי לו לבדוק, ולא נכסים שלא מתאימים לדרישותיו ושיגרמו לו לבזבז את זמנו היקר. כפי שלמדו על בשרם הרבה מאוד סוכני תיווך – לקוחות מעדיפים שיראו להם פחות נכסים אבל שהם יהיו כאלה שעונים בדיוק על דרישותיהם מאשר שיראו להם נכסים רבים שרובם לא מתאימים בכלל לצורכיהם ולהעדפותיהם. שיטה זו מאפשרת לסוכני התיווך להיתפס כמהימנים על ידי הלקוחות, וכך, בסופו של דבר, לסגור יותר עסקאות. השיטה בעצם מאפשרת למתווכים להגיע גם לקהל יעד שלא היה פוטנציאלי עד כה – לקוחות שלא רצו לעבוד עם מתווכים ש"בלבלו להם את המוח" והציעו להם נכסים לא רלוונטיים והדבר מהווה סיבה מצוינת עבור כל משרד תיווך להשתמש בתוכנה שכזאת. אז נכון שמדובר, לפחות כרגע, ביותר לקוחות פוטנציאליים בלבד, אבל כשיש יותר לקוחות פוטנציאליים יש, בדרך כלל, גם יותר לקוחות של ממש.
יותר סדר
כשמשתמשים בתוכנה טובה, תוכנת תיווך מייעלת בצורה מאוד משמעותית את העבודה במשרד כולו, משום שכל אחד מהסוכנים מנהל את עבודתו בצורה הרבה יותר טובה. ברגע שהסוכנים מצליחים להגיע לקהל לקוחות גדול יותר הרי שנסגרו יותר עסקאות והמשרד מרוויח הרבה יותר. מעבר לכך, ברגע שהמשרד יכול להציג הרבה יותר עסקאות שנסגרו, השם שלו הופך להיות שם דבר בעולם התיווך וכולם יודעים שאם הם מחפשים משרד תיווך מצליח – זה המשרד הטוב ביותר עבורם. מעבר לזה, הדבר מאפשר לסוכנים להיות הרבה יותר מסודרים ויעילים משום שבמקום להתעסק עם ניירת ועם כרטיסיות פיזיות הם יכולים להגיע גם אל הנכסים וגם אל הלקוחות הרלוונטיים בקלות, ולדעת בדיוק אילו נכסים מתאימים לכל אחד מהלקוחות. בנוסף מאפשרת התוכנה לסוכנים לשלוח הודעות סמס (מסרונים) ללקוחות לגבי נכסים מסוימים שבהם הביעו התעניינות, וכך מצד אחד לא להפריע ללקוחות בשיחת טלפון (שהרבה פעמים נענית ב"לא עכשיו", "אני בישיבה" או "תחזור אליי מחר") ומצד שני – להעביר בכל זאת את המסר. משלוח מסרונים שכאלה הרבה פעמים יביא לכך שהלקוחות הרציניים יחזרו אל המתווך ויגיעו לראות את הנכס המדובר, מה שכמובן יכול להביא לסגירת יותר עסקאות. עוד דבר שמאפשרת התוכנה למתווך הוא לעבוד מול יומן מבלי לצאת מהתוכנה. כל מה שעל המתווך לעשות הוא לסמן כרטיסים של לקוחות שמעוניינים לדבר איתם בתאריך מסוים ובאותו תאריך הכרטיסים הללו "קופצים" מולו ומזכירים לו לדבר עם הלקוח. אם המתווך קובע פגישה עם הלקוח, התוכנה מאפשרת לו לשלוח את מועד הפגישה אל היומן באאוטלוק והוא לא צריך לצאת מהתוכנה, לפתוח את האאוטלוק ולסמן שם את מועד הפגישה.
איך בוחרים תוכנת תיווך?
יש היום ב"שוק" מספר תוכנות תיווך, שכולן, כמובן, מתיימרות להיות הטובות ביותר. חשוב מאוד לבדוק "אמת בפרסום" ולראות שהתוכנה אכן מספקת את כל מה שכתוב בפרסומים השונים שהיא מספקת, ושהיא עונה על כל צורכי המשרד. תוכנת התיווך של מידן תיווך היא אחת התוכנות המבוקשות בתחום ומשרדי תיווך רבים עובדים איתה, משום שהיא מספקת את כל מה שתוכנה טובה צריכה לספק: מאגר נכסים גדול המתעדכן אוטומטית באמצעות רשת האינטרנט, פונקציות טכניות רבות כמו תזכורות ומשלוח מסרונים שמייעלים מאוד את עבודת המתווכים וכמובן – גב חזק של חברה ותיקה ומקצועית בתחום התוכנה, שתמיד תהיה שם כדי לענות על כל שאלה ולפתור כל בעיה, במידה שמתעוררת כזאת.
תוכנת תיווך – סיכום
אין ספק שהשימוש בתוכנת תיווך טובה, כזאת שמתאימה בדיוק לצורכי המשרד, מייעלת בצורה משמעותית את העבודה של כל אחד מהמתווכים וכתוצאה מכך גם את העבודה של המשרד כולו. הייעול הזה מביא פעמים רבות גם לסגירה של יותר עסקאות ומשפר מאוד את רמת ההכנסות של המשרד ואת השם שלו בקרב מחפשי הנכסים. לאור כל זאת, אם יש בבעלותכם משרד תיווך ועוד אין לכם תוכנת תיווך, אנחנו ממליצים לכם לנסות – וליהנות. בהצלחה!
